Jumat, 22 April 2016
1.Mesin Faximile
fungsinya : Untuk pengiriman
data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan
juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang
kita inginkan.
Cara menggunakan :
- Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.
- OPEN COVER/OUT OF PAPER buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.
- PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.
- langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.
2. Mesin Scanner
Fungsinya : hampir menyamai mesin
fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan
scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru
dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus
yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
Cara menggunakan :
- Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).
- Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.
- Klik Start & proses pemindaian berlangsung.
- Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
- Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.
3.Mesin Penghancur Kertas
Fungsinya : Sebagai alat pemusnah
dokumen rahasia yang ramah lingkungan dengan kata lain tidak ribet dan dokumen
tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara bagi lingkungan
sekitarnya.
Cara menggunakan:
- Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
- Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
- Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.
4. Mesin Fotokopi
Fungsi : mesin ini berfungsi untuk menduplikasi Dokumen penting yang
anda perlukan dan untuk mencetak pekerjaan percetakan.
Pengoperasian
Mesin Fotokopi :
1.
Hidupkan mesin dengan menekan tombol
On
2.
Letakan kertas pada kaca tempat foto
copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat
di tengah
3.
Tekan tombol pengatur hasil copy
4.
Tekan tombol hasil penggandaan yang
dikehendaki
5.
Tekan tombol cetak (start)
6.
Jika sudah selesai tekan tombol Off
5. Telepon
Tata cara dalam menangani telepon masuk
- Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.
- Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
- Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
- Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
- Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..
- Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
- Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)
